O negócio foi ganho no HubSpot. A seguir, alguém copia os dados do cliente para o programa de faturação, emite a fatura, envia o documento por email e, semanas depois, vai verificar se foi paga. Em empresas com poucos clientes isto é apenas aborrecido; com dezenas de faturas por mês, é tempo perdido, erros de digitação e comerciais sem saber quem está em atraso.
Integrar o HubSpot com o software de faturação, como o InvoiceXpress, o Moloni ou o TOConline, liga a venda à fatura sem trabalho manual. Neste artigo explicamos porque é preciso integrar, o que se pode automatizar e como escolher a abordagem certa.
Porque não basta faturar no HubSpot
O HubSpot tem orçamentos, pagamentos e faturas, mas em Portugal as faturas têm de ser emitidas por um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária, com numeração sequencial, assinatura, ATCUD, código QR e comunicação à AT. O HubSpot não é um programa certificado para este efeito.
Por isso, a solução não é escolher entre o CRM e o programa de faturação, mas pôr os dois a trabalhar em conjunto: a venda acontece no HubSpot e a fatura é emitida no software certificado.
O que pode automatizar
- Criação do cliente. Quando um negócio é ganho, o cliente é criado no programa de faturação com NIF, morada e email, a partir dos dados do HubSpot.
- Emissão da fatura. As linhas de produto do negócio dão origem a uma fatura, ou a uma fatura em rascunho para validação pela equipa financeira.
- Envio ao cliente. A fatura é enviada automaticamente por email pelo programa de faturação.
- Estado de pagamento no CRM. Quando a fatura é paga, o estado é atualizado no HubSpot. O comercial vê no registo do cliente o que está pago e o que está em atraso.
- Avisos de cobrança. Faturas vencidas podem gerar tarefas para a equipa ou emails de lembrete.
- Faturação recorrente. Para serviços com mensalidade, as faturas podem ser emitidas automaticamente a partir dos dados do contrato no CRM.
- Relatórios. Valor faturado e recebido por cliente, por comercial ou por produto, ao lado do pipeline de vendas.
InvoiceXpress, Moloni e TOConline
Os programas de faturação mais usados por PME em Portugal têm API, o que torna a integração possível:
- InvoiceXpress: API bem documentada para clientes, faturas, recibos e estados de documentos, adequada a automações a partir do CRM.
- Moloni: API completa, com acesso a clientes, artigos e documentos, muito usada em integrações com lojas online e outras plataformas.
- TOConline: integra faturação e contabilidade e disponibiliza API para a criação de documentos e consulta de dados.
Se a sua empresa usa um ERP completo, como o Primavera, o PHC ou o Sage, a faturação está normalmente no ERP, e a integração segue a lógica que descrevemos no nosso guia sobre a integração do HubSpot com o ERP.
Como integrar: conector, plataforma ou à medida
Há três caminhos possíveis:
- Conectores existentes, quando há uma aplicação pronta para ligar os dois sistemas. São rápidos, mas nem sempre cobrem as regras do seu processo.
- Plataformas de integração, como o Make, o n8n ou o Zapier, que ligam as APIs com fluxos configuráveis. Funcionam bem para emitir faturas a partir de negócios ganhos e atualizar estados de pagamento.
- Integração à medida, desenvolvida sobre as APIs do HubSpot e do programa de faturação, quando há volumes elevados, várias séries, vários tipos de documento ou regras específicas.
Cuidados antes de avançar
- Dados fiscais completos no CRM. NIF, morada e país têm de estar preenchidos e validados antes de o negócio ser ganho. Um campo obrigatório na fase de fecho resolve.
- Produtos alinhados. Os produtos do HubSpot devem corresponder aos artigos do programa de faturação, com as mesmas taxas de IVA.
- Rascunho ou emissão direta. Decida se a integração emite a fatura final ou cria um rascunho para a equipa financeira validar. Uma fatura emitida não pode ser apagada e só é corrigida com uma nota de crédito.
- Uma só fonte de verdade. O programa de faturação é a referência para faturas e pagamentos. O HubSpot recebe o estado, mas não o altera.
Se está a avaliar as edições do HubSpot para a sua equipa, veja o nosso artigo sobre quanto custa o HubSpot e que planos existem: algumas automações exigem edições Professional ou superiores.
Perguntas frequentes
Posso emitir faturas certificadas diretamente no HubSpot?
Em Portugal, as faturas têm de ser emitidas por um programa certificado pela AT. O HubSpot pode gerir o processo comercial e acionar a emissão, mas a fatura é emitida no programa de faturação.
A integração funciona com faturação recorrente?
Sim. Os contratos e mensalidades podem ser geridos no HubSpot e as faturas emitidas automaticamente na data certa pelo programa de faturação.
O comercial consegue ver se o cliente pagou?
Sim. O estado de cada fatura é sincronizado para o registo do cliente e do negócio no HubSpot, e pode alimentar alertas e relatórios.
Quanto tempo demora a integração?
Um fluxo simples, como criar o cliente e a fatura quando o negócio é ganho, fica pronto em poucas semanas. Processos com faturação recorrente, várias séries ou cobranças automáticas demoram mais.
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